便利アプリで「ビジネス力」アップ

(2019年10月31日)


ビジネスパーソンにオススメしたい仕事で役立つ便利アプリ4選

働き方改革が叫ばれる昨今、日々の業務効率化は大きな課題となっている。そこで注目を集めているのが、スマートフォンやタブレット、パソコンなどの端末にダウンロードするだけで手軽に導入できるビジネス用アプリの存在だ。

 

今回は、実際に仕事やプライベートの場面でビジネス用アプリを取り入れている「商工たかさき」広報委員がオススメする、ビジネスに役立つ便利なアプリ4種類を紹介する。

※携帯電話の電話帳や位置情報へのアクセス許可を求められるアプリもあります。ご自身の使用目的に応じて、適切に許可をご判断ください。

 

便利なビジネス用アプリの普及

一口にビジネス用アプリといっても、用途によって種類はさまざま。書類管理や、情報共有、連絡など、仕事を進めるうえでの手間や困りごとを解消してくれるアプリは、今や私たちをより便利で快適なワークスタイルへと導いてくれる、必要不可欠な存在だ。自分に最適なアプリを探して、作業効率化に生かしてみてはいかがだろうか。

 

名刺管理アプリ「Eight(エイト)」

ビジネスの場面で重宝されている名刺管理アプリ「Eight」を推薦するのは、泉さん。専用のスキャナーと連動させながら効率的な名刺の管理を行っている。

「Eight」は、一言でいえば名刺フォルダーを電子化したもの。使い方はシンプルで、スマートフォンのカメラで名刺を撮影すると文字を認識してデータ化してくれる。使いたい機能によって無料版と有料版を選ぶことができるのもポイント。ラベルを付けてグルーピングしたりメッセージを送ったり、着信時に登録している相手の情報が表示されたりと、無料版でも充実した機能が備わっている。

 

スキャナーとの連動でもっと便利に

泉さんの場合、かつては何冊もの名刺フォルダーに五十音順でファイリングしていたが、名前や社名の記憶が曖昧だと時間がかかり効率の悪さを感じていた。アプリを導入したことで、名前、社名、電話番号で検索が可能になり、探す時間の短縮に繋がった。

しかし導入には難点もあり、職種によっては初期登録の段階で既に何百枚という名刺がたまっている人も。その際、最大4枚まで読み込めるカメラで撮影して登録を行うにはかなりの時間と労力を要するのだ。そこで泉さんが取り入れたのは、「スキャンスナップ(富士通)」というスキャナー。有料版「Eight」とクラウド上で連動させることができると知り、アプリとセットで購入した。また、名刺に裏面がある場合、スキャナーなら両面同時に読み取れるというメリットもあった。

 

こんな人にオススメ!

対外的な活動が多いと、名刺交換の回数が圧倒的に多い。営業職に就く人や経営者の方には特にオススメです。

 

電話番号検索アプリ「電話帳ナビ」

町田さんは、「電話帳ナビ」の存在を従業員から教わり無料版を導入。仕事柄、電話帳に登録していない番号からの着信も多いため、その使い勝手を高く評価している。

最大の特徴は、自分のスマートフォンに未登録の番号から着信があった場合に、37億件以上の集積実績を持つ同アプリのデータベースと照合して相手情報を表示してくれること。個人の電話番号は難しいが、企業や公共機関の番号や、詐欺・勧誘などの迷惑電話に使われている番号を識別してくれるありがたい機能が付いている。

 

これらは無料版でも利用できる機能だが、アプリ内で課金をすれば迷惑電話の「自動着信拒否」も利用できる。

 

富士ゼロックス「かんたんネットプリント」

「かんたんネットプリント」は、スマートフォンやタブレット内の写真や文書を、全国のセブンイレブンのマルチコピー機で印刷できるアプリだ。マルチコピー機は、USBやSDカードなどの外付けメモリを機械に差し込めば、手持ちのデータを外出先でも印刷ができるというのは周知のこと。同アプリでは、メモリとコピー機を直に接続しなくても、スマートフォンやタブレット、パソコンなどからサーバー上にデータをアップロードすれば転送され、印刷することができるのだ。

町田さん自身、出張先で急な書類の変更や不備があった際、社内から修正版をアップロードしてもらい、現地のセブンイレブンで受け取り差し替えることができた、という経験談がある。文書はパスワードの設定や、印刷後にサーバー内から削除もできるため、プライバシーを気にするユーザーにとっても安心だ。

 

こんな人にオススメ!

電話帳ナビは、不特定多数に番号を知られている方は持っていると便利です。ネットプリントは、出張や外回りが多い職種の方にオススメです。

 

 アメリカ発ライドシェア「Uber(ウーバー)」

最後に、海外で普及している配車サービスアプリ「Uber」を推薦するのは、川本さん。旅行が趣味で、定期的に海外を訪れている川本さんは、旅先での移動手段に「Uber」を利用している。

「Uber」は、アメリカのIT企業「ウーバーテクノロジー」が提供する配車アプリ。魅力は、アプリを起動すると近くにいる登録ドライバーを呼び出せるという手軽さだ。残念ながら国内での普及は進んでいないが、アメリカやヨーロッパなどでは流行しているため、旅行や出張などで海外へ行く機会の多い人にはオススメだ。

海外でタクシーを利用する際、言葉の壁が原因でトラブルが生じることもあるが、「Uber」を使えば行先を伝えるのも支払いもすべてアプリ内で完結。事前に最適ルートや概算料金、ドライバーの顔写真の検索ができるためぼったくりの心配もなく、登録したクレジットカードでの決済ができるため、その場で現金の授受をしなくていいのも安心材料のひとつだ。

 

各国で独自に展開される配車アプリ

マレーシアやシンガポールをはじめとした東南アジアでは「Grab(グラブ)」、日本なら「Japan Taxi(ジャパンタクシー)」というように、各国で馴染みの配車アプリが存在する。ほかにも神奈川と都内が中心の「MOV」、都内のみなら「DiDi」「S.RIDE」などさまざまに展開がされているようなので、興味がある人は一度調べてみては。

 

こんな人にオススメ!

商談や買い付けなどで言葉の通じない国へ行く機会が多い方にオススメです。

高崎商工会議所『商工たかさき』2019年9月号

 

 

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